8 วิธีง่าย ๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงาน (ตอนที่ 2)

การทำงาน OT หรือการทำงานล่วงเวลากลายเป็นวัฒนธรรมของหลายๆองค์กร แต่ในฐานะผู้บริหารหรือฝ่าย HR คุณแน่ใจได้อย่างไรว่าระบบการทำงานล่วงเวลาของพนักงานในบริษัทนั้นมีประสิทธิภาพแล้ว? คุณแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณไม่ได้จ่ายเงินค่าล่วงเวลามากเกินไปโดยที่บริษัทไม่ได้ผลกำไรเพิ่มหรือมีผลงานเพิ่ม?
ครั้งที่แล้วเราได้พูดถึงวิธีที่บริษัทของคุณจะนำไปใช้เพื่อลดเวลาการทำงานล่วงเวลาของพนักงานในครึ่งแรกไปแล้ว เรามาอ่านครึ่งหลังกันดีกว่า


5. ลองวางตารางงานที่มีความยืดหยุ่น
ผลงานที่ดีนั้นไม่จำเป็นว่าจะต้องเกิดขึ้นช่วง 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นเท่านั้น และไม่จำเป็นว่าต้องเกิดขึ้นเฉพาะเวลาที่พนักงานทำงานในออฟฟิศ จากการสำรวจพบว่าพนักงานกว่าครึ่งเห็นด้วยว่า พวกเขาทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำงานจากที่บ้าน และจากงานวิจัยก็ยังแสดงให้เห็นว่าตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นนั้นเป็นประโยชน์ต่อทั้งนายจ้างและลูกจ้าง พนักงานที่มีตารางเวลาที่ยืดหยุ่นนั้นมีประสิทธิผลมากกว่า แถมลดโอกาสในการทำงานล่วงเวลาหรือไม่ทำงานตามที่กำหนดไว้
สำหรับนายจ้างในสหรัฐอเมริกา การอนุญาตให้พนักงานทำงานทางไกล ก็สามารถประหยัดได้ประมาณ $ 11,000 (ประมาณ 33,000 บาท) ต่อพนักงานในแต่ละปี
อย่างไรก็ตาม การกำหนดเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่นอาจไม่สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจและไม่ใช่ทุกคนที่จำเป็นต้องทำงานจากที่บ้าน การให้พนักงานทดลองใช้การสื่อสารอื่นๆในการทำงานร่วมกันหรือให้เวลาที่ยืดหยุ่น ก็สามารถช่วยลดการทำงานล่วงเวลาได้


6. กำหนดระยะเวลา OT ตามกฎหมายแล้วไม่ได้มีการกำหนดระยะเวลาการทำงาน OT ดังนั้นการจ่ายค่าล่วงเวลาก็อาจจะทำให้เกินงบที่ตั้งไว้ของบริษัทได้ง่ายๆหากไม่มีการควบคุม ในฐานะนายจ้างเอง บริษัทก็มีสิทธิ์ที่จะกำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของพนักงานหรือกำหนดไม่ให้มีการทำงานล่วงเวลาเลยก็ได้
บริษัทสามารถลองกำหนดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาเป็นรายสัปดาห์ รายเดือนหรือรายปี เช่น 2 ชั่วโมงต่อเดือน หรือ 30 ชั่วโมงต่อปี และกำหนดโครงสร้างไว้ให้มีความยืดหยุ่นพอที่พนักงานจะสามารถเข้ามาเสนอต่อ HR ได้ว่าพวกเขาคิดอย่างไรต่อแผนของบริษัท พนักงานบางคนก็อาจจะอยากทำงานล่วงเวลามากขึ้นแต่ก็ควรบริหารให้ไม่มากจนกลายเป็นเรื่องปกติไป
การกำหนดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาแบบนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการกระจายงานและได้รับค่าตอบแทนที่เท่าเทียมกัน



7. จัดสรรพนักงานให้ตรงกับปริมาณงาน
วงจรการทำงานล่วงเวลาแบบไม่มีที่สิ้นสุดมักจะเกิดขึ้นเมื่อความต้องการด้านแรงงานมากขึ้น หรือ เมื่อตารางเวลาของพนักงานมีกำหนดเวลาที่ไม่เหมาะสมกับตัวงาน
ความต้องการแรงงานในช่วงเทศกาลหรือขาขึ้นของธุรกิจเป็นเรื่องที่ดี แต่ในทางกลับกัน มันก็มีผลเสียหากพนักงานไม่พอและบริษัทให้พนักงานที่มีอยู่ทำงานล่วงเวลามากเกินไปจนมีผลเสียต่อสุขภาพและอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟของพนักงานและเกิดอัตราการเปลี่ยนงานของพนักงานที่เพิ่มสูงขึ้น งานของฝ่าย HR ก็ยิ่งเพิ่มขึ้นมากเช่นกัน ซึ่งไม่คุ้มเลยที่คุณจะต้องเสียเวลาและงบประมาณเพื่อจ้างและเทรนพนักงานใหม่แทนที่คนเก่าที่เก่งและมีประสบการณ์เพียงเพราะจัดการตารางงานล่วงเวลาได้ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ
หากคุณต้องการหาพนักงานเพิ่มในช่วงที่ธุรกิจกำลังมีงานล้นมือ คุณอาจต้องลองพิจารณาตัวช่วยอื่นๆเช่นการใช้โปรแกรมจัดกะเวลาการทำงานของพนักงาน เพื่อหาตารางงานที่เหมาะสม การกำหนดเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยทำให้คุณกะเกณฑ์ได้ว่าจะใช้พนักงานจำนวนเท่าไหร่ในช่วงที่ธุรกิจกำลังมีงานล้นมือ และป้องกันการจ้างงานเกินความจำเป็นเมื่ออยู่ในช่วงโลว์ซีซัน


8. กำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลาอย่างเป็นทางการ
ไม่มีอะไรที่จะชัดเจนไปกว่าการกำหนดนโยบายของบริษัทขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร โดยพิจารณาถึงกฎหมายแรงงาน จำนวนชั่วโมงที่เหมาะสม การอนุมัติเบิกจ่ายและแผนชดเชยต่างๆเพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจที่ตรงกัน
นโยบายที่ดีควรระบุถึงคนที่มีอำนาจในการดูแลการทำงานล่วงเวลา การอนุมัติจ่าย และเมื่อไหร่ที่พนักงานสามารถเข้ามาปรึกษาเรื่องเวลาการทำงานล่วงเวลากับหัวหน้า ในส่วนนี้บริษัทควรเข้ามากำหนดความคาดหวังสำหรับทั้งหัวหน้างานและพนักงานแต่ละคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกำหนดให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ นอกจากนี้หากคุณมีข้อสงสัยในเรื่องกฎหมายแรงงานหรือการร่างนโยบายก็ควรปรึกษากับที่ปรึกษาหรือทนายความด้านกฎหมายก่อนจะประกาศนโยบายออกไป

และนี่คือทั้งหมดของ 8 วิธีง่าย ๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้างาน ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือแเจ้าของธุรกิจ เราก็หวังว่าบทความนี้จะสามารถเป็นแนวทางให้คุณนำไปใช้กับองค์กรและทีมงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดการทำงานล่วงเวลาที่ไม่จำเป็นได้ไม่มากก็น้อย

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลหรือระบบบริหารจัดการกะเวลาของพนักงานอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่
คุณสามารถปรึกษา ByteHR ฟรีได้ทาง 02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com 
อ้างอิง [1]
Image credit : www.pixabay.com,www.freepik.com

« 8 วิธีง่าย ๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงาน (ตอนที่ 1) 10 เคล็ดลับดึงคนเก่งให้อยู่กับบริษัทในช่วงเติบโตและเปลี่ยนแปลง (ตอนที่ 1) »