เลือกแอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟนอย่างไร ได้ใจทั้ง HR และพนักงาน (ตอนที่ 1)

ในบทความนี้ ByteHR จะช่วยให้คุณพิจารณาว่าโปรแกรมลงเวลางานผ่านมือถือแบบใดที่เหมาะที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องคิดก่อนว่า “ทำไม” คุณถึงต้องการใช้โปรแกรมนี้ และ “เป้าหมาย” ของการทำไปใช้คืออะไร หลังจากนั้นลองนึกภาพทีมของคุณใช้แอปนี้อยู่ พวกเขาโอเคกับมันไหม การใช้งานแบบไหนที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับพวกเขาที่สุด ท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่คุณต้องมองคือ โปรแกรมลงเวลางานผ่านมือถือที่คุณเลือกนี้ตอบโจทย์ทุกสิ่งที่คุณต้องการหรือไม่


ฟีเจอร์ต่างๆดังต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญและพิจารณาว่ามันสมควรจะมีไหม เพราะโปรแกรมลงเวลาผ่านมือถือที่ดีไม่ได้จำเป็นที่จะต้อง
1. มีครบทุกฟังก์ชันแต่ที่สำคัญคือต้องให้ผลลัพธ์ที่คุณอยากได้ เช่น

  • ระบบการเรียกเก็บเงินลูกค้า (หากลักษณะงานของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งของให้ตรงเวลา เช่น บริการส่งพัสดุ)
  • ติดตามการเข้างานของพนักงาน (ตรวจว่าพนักงานมาทำงานหรือไม่)
  • การตรวจสอบการทำงานของพนักงานของคุณ
  • การสร้างรายงานการจ่ายเงินเดือน (หากคุณจ่ายเงินให้สมาชิกในทีมตามเวลาที่บันทึกไว้)
  • การเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานตรงเวลาและวัสดุ) การติดตามการเข้าร่วม (พนักงานของคุณปรากฏตัวในที่ทำงานหรือไม่)
  • การตรวจสอบการทำงานของพนักงานของคุณ (พวกเขาทำงานตามภาระงานของพวกเขาหรือไม่ทำงาน?)
  • การวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรของโครงการ
  • การคำนวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินและไม่เรียกเก็บเงินของพนักงานของคุณ
  • การรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานภายใน

2. ทีมของคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอย่างไร?


บริษัทโฆษณาและ บริษัทรับเหมาก่อสร้างอาจใช้โปรแกรมลงเวลางานผ่านมือถือที่เหมือนกัน แต่การใช้งานนั้นต่างกันมาก สิ่งสำคัญคือเครื่องมือที่คุณเลือกใช้นั้นเหมาะสมกับความต้องการของพนักงานของคุณด้วยหรือเปล่า นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องนึกภาพพฤติกรรมของพนักงานของคุณเมื่อใช้งาน ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อแอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟน
สมาชิกในทีมของคุณต้องใช้โทรศัพท์เพื่อบันทึกเวลาหรือส่วนใหญ่พวกเขานั่งอยู่กับแล็ปท็อปเกือบตลอดทั้งวัน? การทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าทีมของคุณบันทึกเวลางานอย่างไรจะช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือที่พนักงานของคุณนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว มิฉะนั้นคุณจะเสี่ยงต่อการจ่ายเงินสำหรับแอปที่ไม่สะดวกและเสียเวลาสำหรับผู้ใช้

3. ฟีเจอร์การใช้งานแบบไหนล่ะที่เราจะนำมาใช้บ้าง?


เมื่อคุณรู้ถึงวัตถุประสงค์ของบริษัทและความต้องการของทีมแล้วคุณสามารถดูคุณฟีเจอร์การทำงานของแอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟนในตลาด และดูว่าสิ่งใดมีประโยชน์สำหรับคุณ เขียนลิสรายการที่จำเป็นขึ้นมาเพื่อป้องกันการถูกโน้มน้าวจากเซลล์ให้เพิ่มฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็นสำหรับคุณ เพื่อที่คุณจะได้จดจ่ออยู่กับความต้องการที่แท้จริง ฟีเจอร์หลักๆที่ควรพิจารณามีดังต่อไปนี้

การเพิ่มรายการเวลา หากคุณกำลังมองหาแอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟน ตัวเลือกนี้มีให้เลือกมากมาย อย่างไรก็ตามเครื่องมือต่างๆจะมีวิธีการบันทึกเวลาที่แตกต่างกัน คุณต้องตัดสินใจว่าวิธีใดจะเหมาะกับพนักงานของคุณมากที่สุด แอปบางตัวอนุญาตให้สมาชิกในทีมบันทึกเวลาที่ใช้ในโปรเจ็กต์นั้นๆโดยใช้ระบบจับเวลา (start-stop time tracker) นอกจากนี้ยังอาจบันทึกรายการเวลาได้โดยใส่ลงใน Log ของ Timesheet โดยอัตโนมัติ
การจัดหมวดหมู่รายการเวลา ฟีเจอร์นี้จะจำเป็นสำหรับคุณต่อเมื่อคุณต้องประเมินความสามารถในการทำกำไรของโครงการของคุณ โดยการวิเคราะห์ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่เรียกเก็บเงิน (billable and non-billable hours)
ถ้าคุณต้องการ การคำนวณในลักษณะนี้ คุณควรหาแอปเช็คเวลางานที่สามารถเพิ่มหมวดหมู่ที่กำหนดเองลงในรายการเวลา (เช่นการทำงานล่วงเวลา ทำงานจากที่บ้าน และการฝึกอบรม)

การคำนวณต้นทุนของพนักงาน / ทีม / โครงการแต่ละคน แอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟนบางตัวช่วยให้คุณกำหนดอัตรารายชั่วโมงให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนได้ ด้วยคุณลักษณะนี้คุณจะสามารถสร้างรายงานการจ่ายเงินเดือนและสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าของคุณได้ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการคำนวณจำนวนค่าบริการที่ลูกค้าต้องจ่ายเอาไว้ด้วย
รายงานการติดตามเวลา นอกเหนือจากรายงาน Timesheet ที่ใช้บันทึกกี่ชั่วโมงการทำงานแล้ว ฟีเจอร์บางอย่างก็มีการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น ฟีเจอร์ที่สามารถเปรียบเทียบต้นทุนของโครงการต่างๆกับผลกำไรของโครงการเหล่านั้นได้

ระบบบันทึกเวลาทางมือถือ หากทีมของคุณจำเป็นต้องบันทึกงานระหว่างเดินทางเป็นครั้งคราว (การเดินทางเพื่อธุรกิจ หรือการประชุม) แอปเช็คเวลางานผ่านสมาร์ทโฟนจะสะดวกต่อการบันทึกเวลา ตำแหน่ง เอื้อต่อธุรกิจที่มีพนักงานกระจายตัวอยู่หลากหลายที่ (เช่น บริษัท ก่อสร้างหรือ บริษัท จัดสวน) ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของพนักงานดังกล่าวคุณสามารถดูว่าสมาชิกในทีมทุกคนอยู่ที่ไหนบ้าง
นาฬิกา บันทึก GPS อัตโนมัติ นี่เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่ใช้การติดตามตำแหน่ง เครื่องมือบางอย่างช่วยให้คุณกำหนดไซต์งานได้ เมื่อพนักงานของคุณไปถึงที่ไซต์งาน พนักงานของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนให้บันทึกเวลาเข้างาน หรือบางโปรแกรมจะบันทึกอัตโนมัติเมื่อพนักงานเดินเข้าในสถานที่ทำงานเล

ภาพหน้าจอและการบันทึกวิดีโอ หากเป้าหมายหลักของคุณคือการตรวจสอบสิ่งที่สมาชิกในทีมของคุณทำในขณะทำงานคุณอาจกำลังมองหาแอปติดตามเวลาที่มีคุณสมบัติการบันทึกหน้าจอ เครื่องมือดังกล่าวจะจับภาพหน้าจอของพนักงานของคุณ (ผ่านภาพหน้าจอหรือการบันทึก) เพื่อให้คุณตรวจสอบได้ว่าพวกเขากำลังทำงานอะไร

การเพิ่มฟีเจอร์ต่างๆลงในระบบของคุณควรลงในสิ่งที่จำเป็นที่สุดก่อน หรือปรึกษาบริษัทผู้ผลิตซอต์ฟแวร์นั้นๆว่ามีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้มากน้อยขนาดไหน เพื่อที่คุณจะไม่ต้องเสียงบซ้ำหลายรอบ ครั้งหน้าเราจะมาต่อกันที่ฟีเจอร์ที่น่าสนใจในตอนที่สอง อย่าลืมติดตามบทความดีๆจาก ByteHR กันนะคะ

อ้างอิง [1]
Image credit : www.pixabay.com
« องค์กรของคุณให้พนักงานได้ล้มเหลวหรือไม่? 8 โมเดลเพื่อการตัดสินใจที่เฉียบคมในทุกสถานการณ์ »